Hogyan csináld vezetőként – és hogyan ne?
A megfelelően kiépített teljesítményértékelési rendszer az egyik legfontosabb vezetői eszköz. Ugyanis, ha jól működik, egyszerre szolgálja konkrét szervezeti célok elérését és a munkavállalók fejlődését. Ebben a bejegyzésben bemutatom, hogyan alakíthatsz ki egy olyan teljesítményértékelési rendszert, amely növeli a munkavállalók motivációját, támogatja a vezetői döntéshozatalt és segít meghatározni a fejlesztendő területeket is.
Nem ismerek olyan vezetőt, aki legalább egyszer ne került volna szembe azzal a helyzettel, hogy egy teljesítményértékelő beszélgetés után egyes munkavállalók egyáltalán nem értik, hogy miért kaptak a várakozással ellentétes visszajelzést. Ez egy gyakori vezetői probléma, a jó hír azonban az, hogy egy meglepően egyszerűen orvosolható.
MI AZ A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS ÉS MI A CÉLJA?
A teljesítményértékelés a vezető egyik legfontosabb eszköze
Célja elsősorban a munkavállalók teljesítményének visszajelzése, növelése, képességeik és erőforrásaik mozgósítása, a hiányosságaik feltárása és kezelése, másodsorban a konkrét szervezeti célok elérésének támogatása.
A jó teljesítményértékelés nem egy egyszeri beszélgetés, hanem egy jól szervezett rendszer, ahol a gyakori és folyamatos beszélgetések során a vezetőnek lehetősége van valós képet alkotni a teljesítményükről, és megállapítani, hol van szükség fejlesztésre.
MI BEFOLYÁSOLJA A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉST?
A megfelelő értékeléshez és visszajelzés-adáshoz vezetőként ismernünk kell a kollégák motivációját
Vezetőként tisztában kell lennünk azzal, hogy az egyes munkavállalókat, mi motiválja – mind általában, mind rövid távon, a következő időszakra vagy projektre nézve. A motiváció ismerete ugyanis megmutatja a vezetőnek, hogy ki milyen projektbe vonható be, kivel hogyan érdemes tervezni, ki terhelhetőbb, ki kevésbé, kinek milyen karriertervei vannak.
A plusz munkák is befolyásolják az értékelést
Fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogy az év során milyen olyan extra feladatokat kell majd ellátnia a csapatnak, ami plusz premizálási lehetőséget jelent. Ezekről az előrelátható plusz feladatokról tájékoztatni kell a csapatot, így a vezető és a munkavállaló tud tervezni.
Extra teljesítmény például, ami a saját munkakörön kívüli tételként, de a munkaidő részeként jelenik meg. Nagy szerepe van ilyenkor annak, hogy az illető önként jelentkezett, egyszeri esetről van szó, vagy rá mindig lehet számítani.
A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉSI RENDSZER KIÉPÍTÉSE
A megfelelő teljesítményértékelés alapját a világos célok, a motiváció és az éves feladatok összhangja, valamint az előre meghatározott elvárások adják
Az első beszélgetés
A fentieken kívül a munkavállalóknak tisztában kell lenniük a közös, szervezeti, csapat- vagy projektcélokkal is. Az év első, csapatszintű teljesítményértékelő beszélgetése előtt a vezetőnek tehát
- meg kell ismernie a munkavállalók motivációját
- ismertetnie kell a célokat és az azokkal kapcsolatos elvárásokat
- tisztáznia kell, hogy az egyes értékelési szintek eléréséhez milyen teljesítmény kell nyújtani és
- meg kell terveznie a várható plusz feladatokat.
Ez mind a munkavállalót, mind a vezetőt segíti az éves tervezésben. Így mutatkozik meg majd mindenki számára egyértelműen, ki milyen motivációval dolgozik, ki az, aki plusz munkát tud vállalni az évben, ki az, akire minden körülmények között számítani lehet, milyen teljesítmény szükséges az egyes teljesítményértékelési szintek eléréséhez és hogyan osztható el optimálisan a tervezett feladatmennyiség.
A teljesítményértékelés legyen rendszeres és természetes!
Miután már túl vagyunk az év első megbeszélésén, ahol tisztáztuk, hogy előreláthatóan mi várható az évben, ki mit tervez és mik az elvárások, nincs más dolgunk, mint ezt a beszélgetést rendszeresen megismételni és visszajelzést adni a teljesítményre.
Vezetőfejlesztési szakértőként azt szoktam javasolni, hogy hetente legalább egy alkalommal iktassunk be 1:1 típusú, operatív beszélgetést minden közvetlen csapattaggal, így a visszajelzéseket meg lehet adni e beszélgetés részeként is, de napi jelleggel akár egy kávé mellett vagy más, informális tevékenység során is.
Ha ezek a visszajelzések, a kollégákkal való folyamatos kommunikáció részei, akkor rövid időn belül rutinná válnak és kialakul a természetesség érzése. Így a kollégák időben és hatékonyan tudnak reagálni a felmerülő kérdésekre vagy problémákra.
A visszajelzés legyen azonnali!
Ha vezetőként látunk valamit, ami felkelti az érdeklődésünket – akár jó, akár fejlesztendő szempontból -, érdemes azt azonnal visszajelezni, mert erre fog tudni érdemben reagálni, így fejlődni is a kolléga.
Hogy lesz az azonnali visszajelzésből teljesítményértékelési rendszer?
A trükk, amit én alkalmazni szoktam, hogy ezeket az azonnali visszajelzéseket le is jegyzetelem magamnak, így amikor eljön a következő formálisabb értékelés, akkor nem kell visszaemlékeznem márciusban, hogy mi történt januárban, csak át kell néznem a jegyzeteimet, és már készülhetek is a negyedéves értékelésre.
A kolléga is értékelje saját magát!
A beszélgetéseken a kolléga maga is foglalja össze, hogy mit tekintett pozitívnak a saját teljesítményében és mi volt, amit másképp oldott volna meg. Ezáltal elérhetjük, hogy mindenről szó essen, amit a beosztott fontosnak tart, vezetőként pedig a saját jegyzeteinkre és a kolléga gondolataira is könnyedén reflektálhatunk
A kölcsönösség elve
A teljesítményértékelés egy oda-vissza működő folyamat. Ideális esetben tehát a kollégák is értékelik a vezetőket, sőt, egymást is. Ha a rendszer így működik, az nagyban növeli a csapaton belüli bizalmat, egyértelmű kereteket ad és segíti a vezető fejlődését is.
Objektivitás és empátia nélkül nem lehet
Vezetőként törekednünk kell a tárgyilagos, tényekre alapított beszélgetésekre. Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni az emberközeli hozzáállásról sem. Ebben segíthet a teljesítményt alakító tényezők és a motiváció ismerete, a többi kolléga véleménye, valamint a már említett jegyzetelés.
Ha jól és transzparensen kommunikálunk az informális beszélgetéseken és alkalmazzuk
- az objektivitás és empátia
- a kölcsönösség
- a rendszeresség
- és az azonnaliság elvét,
- az értékelt felet is meghallgatjuk,
a kollégáknak már lesz egy elképzelése arról, hogy miként alakul az éves teljesítményének értékelése. Így van lehetőségük változtatni, korrigálni, észrevételeket tenni és fejlődni.
A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉSI FOLYAMAT – HOGYAN FOG MŰKÖDNI?
Mi a vezető és mi a csapattag felelőssége?
Az értékelési folyamat alapvetően a vezető felelőssége, azonban elengedhetetlen, hogy a kollégákban is tudatosuljon, a folyamatnak ők is aktív részesei, így felelősségük is van.
A vezető felelőssége elsősorban
- a rendszeresség és az azonnaliság
- az objektivitás és az empatikus légkör
- a kölcsönösség és a bizalom
kialakítása és fenntartása, valamint az is, hogy reagáljon a kolléga felvetéseire, helyzetére és szükség esetén segítse őt.
A beosztott felelőssége, hogy
- együttműködően vegyen részt a folyamatban
- érthetően fejezze ki az elképzeléseit és véleményét
- közölje a fejlesztés iránti kérését
- kommunikálja az esetleges elakadásait vagy a teljesítményét befolyásoló negatív tényezőket.
Miről szóljon a teljesítményértékelés és hogyan kezdj hozzá?
a kolléga összefoglalója
Érdemes az értékelő megbeszélést a kolléga összefoglalásával kezdeni. Ezt tanácsos előre, írásos formában elkérni, így nem ott fogunk szembesülni azzal, ha nagyon eltérő véleménye van, hanem fel tudunk készülni rá, hogy elmagyarázzuk, hogy az egyes vitás helyzeteket miért ítéljük meg másként.
a vezető kiegészítése
A már elhangzottakhoz hozzá kell tenni azt, amikre nem tért ki a kolléga. Ilyenkor legtöbbször a pozitív gondolatok és az extra teljesítmények maradnak le, de előfordul az is, hogy a negatív tényezőkről nem esik szó, ezt szintén meg kel jegyeznie a vezetőnek.
számszerűsítés és szöveges értékelés
A cégkultúrától függően a vezetőnek kell eldöntenie, ezt mikor teszi meg és mikor alkalmazza a tárgyiasabb, számszerűsített értékelést és hol van szükség inkább az árnyaltabb, szöveges értékelésre.
a fejlesztendő területek kommunikálása
A fejlesztendő területek kommunikálása egyrészt segít a kollégák elvárásait reális keretek között tartani, másrészt, ha őszintén, de bírálat nélkül adja a fejlesztendő területekre irányuló visszajelzéseket, akkor hamar kialakul a csapatban, hogy a vezető értük dolgozik, őket segíti abban, hogy a lehető legtöbbet hozhassák ki magukból.
Hogyan kezdd el?
- Fordulj őszinte érdeklődéssel a másik fél felé!
- Megállapítás helyett inkább kérdezz, szerezz elegendő információt és ne szorítsd sarokba a kollégát!
- A válaszokat csak akkor kommentáld, ha nem igényelnek részedről különösebb átgondolást és elegendő információ áll a rendelkezésedre!
- Ne szakítsd félbe a kollégát!
Milyen kérdéseket tehetsz fel?
Íme néhány kérdés, ami segíthet az értékelés során:
- Szerinted hol tartasz a célok megvalósításában? Miért gondolod így?
- Mit gondolsz, mi lehet az elakadás oka? Hogyan tudnál változtatni ezen? Ki tudna ebben segíteni Neked?
- A saját és közös célok eléréséhez szükséged van valamilyen plusz tudásra, eszközre? (Ha igen, mire és milyenre?)
- Megfelel Neked, ahogyan most dolgozol? (csapatban, egyénileg, munkaidő elosztása stb.
- Van megoldásra váró kihívás a munkádban? Milyen célokat tudnál megfogalmazni ezzel kapcsolatban?
- Mi a véleményed rólam, mint vezetőről, a vállalati kultúráról? Szerinted min lehetne változtatni?
A leggyakoribb hibák a teljesítményértékelés során
Az év végi történéseket jobban figyelembe vesszük
Egy kisebb hibát vagy pozitív teljesítményt hajlamosak vagyunk elfelejteni év végéig, pedig a feladatunk az, hogy a kérdéses időszakra kiegyensúlyozott és releváns visszajelzést adjunk. Ebbe nyilván nem fér bele az, hogy nagyobb súllyal vesszük figyelembe azt, ami az év második felében történt.
Nincs egy konkrét célja a beszélgetésnek
Vezetőként meg kell határoznod, mi a beszélgetés célja (pl karriertervezés, az elakadások kezelése, de akár az előléptetés vagy az elmarasztalás lehetősége is), és ennek a célnak megfelelően kell azt vezetned!
A vezető kifejezi az elismerését, de nem motivál a további jó teljesítményre
Természetesen gratulálnunk kell az elért szép eredményekhez, azonban az elismerés mellett a jövőbeli célokat is fontos kitűzni!
A fizetésemelést a teljesítményértékelés részeként értelmezzük
A fizetésemelés nem feltétlenül alapszik a teljesítményen, ezért az ezzel kapcsolatos beszélgetést egy más időpontban ejtsük meg!
MIRE JÓ TEHÁT A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS?
- Segíti az éves tervezést és a szervezeti célok elérését
- Segíti a munkavállalókat a szakmai fejlődésben és karrierjük megtervezésében
- Támogatja az elköteleződést és a segíti a bizalom kiépítését
- Növeli a munkavállaló és a vállalat teljesítményét
- Az előléptetésről és az elbocsátásról hozott döntést is megkönnyítheti
- Segít meghatározni a fejlesztendő területeket
